優先順位の高い仕事を片付ける方法

KAZUKIです、

さて、

今日は、仙人さんに質問したいことをシェアします。

今回の私の質問は、

「優先順位の高い仕事を片付けるコツを教えて下さい。」

という質問です。

最近、100日ブログチャレンジのミッションで、

デイリーボイスを毎朝仙人さんに送っています。

その中に、“今日の優先順位”という項目があって、

ここ3日ぐらい同じことを書いています。

一昨日　“新学科のカリキュラム作成”

昨日　　“新学科のカリキュラム作成”

今日　　“新学科のカリキュラム作成”

という感じで、毎日同じです。

この“新学科のカリキュラム作成”

というタスクを、3日続けて

進めているわけではなく、

毎日、優先順位の高いタスクとして

挙げて、とりかかろうとするのですが、

1日の終わりには結局、全く進まず

できずじまいで終わってしまっているのです。

こんな感じで、

タスクに優先順位をつけて

今日こそは、これをやろう！と思っていても

なぜか、そのタスクを後回しにして

出来ず仕舞いになってしまったことはないですか？

私は、しょっちゅうあります。

理由は、いろいろありますが、

・突発的な問題が起こって対応した。

・部下からの相談されて時間がなくなった。

・急な会議に召集された。

・学生が問題を起こして対応した。

・他にやらないといけないことができた。

などなど、とにかく仕事前には優先順位を

決めていても、実際に仕事が始まると、

どうしてもその通りにはいきません。

結局、突発的な事が起こったり、

予定してなかったイレギュラーの仕事の依頼

が来たりします。

それらに対応していると、

あっという間に一日が終わってしまい、

最初にやろうと思っていたことができずに

終わってしまうのです。

最初は、自分に意思の力が足りないから

だとか、結局は“作話”しているだけだと

自分の意志力や決断力のなさのせいだと思いました。

そして、実際に、そうだと思います。

意思の力がもう少しあれば、

この優先順位の高いタスクに手をつけて

済ますことができたと思います。

昔、ブライアン・トレーシーさんの

「カエルを食べてしまえ！」という本を読んだとき、

難しくて大変な仕事から朝一番で取り組むこと

が仕事術では一番大事だということが書いてありました。

実際その通りだと思いましたし、

意思のエネルギーが残っている午前中に

難しくて大事な仕事に取り組むことは、合理的です。

仕事のできると評判のコンサルタントの方にも

アドバイスをされました、

「Kazukiさん、仕事は、大きなタスクから

順番に取り組むのがいいですよ。

コップに、石・砂・水を入れる順番です。

大きい順番に入れると全部入ります。

でも、順番を間違えると、入らないのです。」

確かに、その通り！

と思いましたし、

実際に、研修やセミナーで、知ったかぶりで

伝えたこともありました。

すみません、でも、告白すると、

実際に、そんなことはできておりません。ｍ_ _ｍ

やりやすい仕事や定例の会議を

優先させてしまいます。

特に、1人で企画をしたり、

構想を練るタイプの仕事は、後回しにしてしまいます。

でも、

調子がいい時はサクサクできますし、

気分がのっているとあっという間にできたりします。

そして、

そのコンサルタントの方は更に、私に

アドバイスをしてくれました。

「大きすぎる仕事は、手が付けられないので、

食べられる大きさに、細かく切って、分けると

手を付けられるようになります。」

と。

つまりは、どんなに大きな仕事も、

小さいタスクに分けていくことで、とっかかり

やすくできるんですと。

なるほどー、、、

と思いました。

が、この考え方もなぜか上手くいきません。

確かにプロジェクトを企画して進めていくときは

この方法でやるのですが、

自分一人でやる仕事の場合は、大タスクを細分化

せずに、頭の中で組み立ててやろうとします。

で、結局、その気になった時だけやる

みたいな感じになります。

要は、いろいろ言い訳や作話をしてしまい

結局やらずじまいになってしまうのです。

なので、優先順位をつけることは

ものすごく大事ですし、そこから取り掛かれば

いいのですが、残念ながら、私の意思はそこまで

強くないようです。

結局は、ずるずるやらずじまいな

未処理タスク、未着手タスクが残ってしまいます。

そうはいっても、やらないと最終的には

自分も困りますし、周りにも迷惑をかけることは

目に見えています。

で、いろいろ、考えました。

今日は絶対にこれやるぞ！と決めておいた仕事を

優先順位どおりにやる方法です。

イレギュラー対応で時間を奪われることもなく、

自分の意思の強さに頼ることもなく、

作話して言い訳することもなく、

やり遂げる方法です。

ただ、まだ、思いついたというレベルなので

本当にできるかはやってみてからですが、

かなりうまくいく予感がしています。

ヒントは、仙人さんがよくおっしゃる

「成功回避不可能な状態」に持っていくことです。

これまで、私と同じように、意思の力で

優先順位通り仕事ができず、

TO DOリストにずっと同じタスクが残り続けている人は、

優先順位の高い仕事をやり遂げるには、

自分一人で、意思の力に頼ってやるのは

ほとんど無理と判断した方がいいでしょう。

でも、安心してください。

この方法だと上手くいく可能性が高いです。

それは、

「会議」の力を使います。

1人でやるのではなく「会議」を招集します。

会議は2人以上いればできるので、

最低1人、同僚か、部下、場合によっては上長や先輩

を呼んで、会議を開きます。

まず、会議のアポイントを取ります。

そして、会議の中で、一緒に作業をして仕上げてしまうのです。

本当は自分一人でできるタスクなのですが、

他人の力を借りて、環境を作ってしまうのです。

大事なことは、アポイントを取って

共同作業にしてしまうこと。

不思議なのですが、こうすると、

その一緒にやる人の時間を奪うことになるので

嫌でも真剣にやらないといけなくなります。

また、1回の会議で完成しなかったとしても、

次の会議を設定して、それまでに

「たたき台」を完成させることを約束するのです。

そうして、数回会議を繰り返せば必ず完成するはずです。

自分一人でもんもんと、手がつかず、

たまっているタスクがあったら、だれかを巻き込んで

会議を開いてみるという技です。

これは、一つの方法ですが、

成功回避不可能な状態を作るには

他人との約束、他人によるプッシュの力

を活用ことです。

自分一人では、作話や正当化が始まり

なかなかできない人は、思いっきって、他人の時間を

つかってみましょう。

なぜ、常に3日坊主の私が、このブログ100日チャレンジ

はもとより、過去に60日チャレンジ、90日チャレンジ

を成功させられたかというと、

この成功回避不可能な環境設定があったからです。

毎日、仙人さんへメールで報告する、

内弟子の方からお返事をもらう。

すごくシンプルで、ちょっとした違いのようなのですが、

自分一人では絶対に続けられませんでした。

なので、もし、あなたが、

優先順位を高く設定しているけど、

なかなか続けられない、なかなか進まない

というタスクがあるのなら、

他人の力を借りることを試してみてください。

会議を無理やり設定するというのは

今日思いついたアイデアなので、

実際に上手くいくかどうか、明日ためしてみようと思います。

もし、うまくいけば報告します。

報告がなければ、失敗したと思って、

そっとしておいてください。

以上、

「優先順位の高い仕事を片付ける方法」

でした。

それでは、

今日も一日、がんばりましょう！